Você tem a tarefa especial de realizar um evento, algo que costuma envolver muito planejamento. Você quer que tudo seja perfeito. Mas em alguns momentos, essa tarefa pode parecer assustadora, não é mesmo? Não se preocupe, nesse guia, iremos dar dicas valiosas do que você deve fazer para realizar um evento de sucesso. Confira!
Organizar um evento pode ser uma tarefa desafiadora, seja ele corporativo ou pessoal. Quando pensamos em eventos, cada detalhe é crucial, por isso é essencial criar uma lista bem detalhada e levar em consideração todos os aspectos importantes.
Hoje, vamos lhe mostrar o que você deve considerar ao escolher o espaço perfeito para o seu evento, garantindo que tudo saia perfeitamente e você possa se despreocupar quando a festa começar, simplesmente aproveitando ao máximo.
Lembramos que o Matiz Hotel Jaguariúna possui salas e espaços inteiramente equipados para você realizar o seu evento. Neste artigo, iremos apresentar um pouco de cada um deles para você.
Mas antes de mais nada, é fundamental ter clareza sobre o tipo de evento que você pretende realizar. É um evento corporativo? Um evento social, como um aniversário ou casamento? Uma palestra? Bem, se você já definiu isso, basta seguir as valiosas dicas que compartilharemos ao longo deste artigo, guiando você rumo ao sucesso.
Crie uma lista de checagem geral
Organizar um evento, seja corporativo ou pessoal, requer um planejamento minucioso e atenção aos mínimos detalhes. Afinal, são os detalhes que fazem a diferença e garantem o sucesso do evento. Para facilitar essa tarefa, é indispensável criar uma lista de verificação abrangente, garantindo que nada seja esquecido ou negligenciado.
Ao elaborar sua lista de checagem, considere diversos aspectos cruciais. Comece definindo o número estimado de convidados, pois essa informação será fundamental para selecionar o espaço adequado e planejar todos os demais aspectos do evento. Tenha em mente as características específicas do evento, como seu propósito, tema e atmosfera desejada. Esses elementos ajudarão a direcionar suas escolhas em relação à decoração, iluminação, música e até mesmo ao cardápio.
Além disso, é importante determinar o tamanho do evento. Avalie se você precisa de um espaço amplo e versátil para um evento de grande porte, ou se um ambiente mais íntimo e aconchegante é o mais adequado para um evento mais restrito. Essa definição ajudará na seleção do local e na disposição dos elementos dentro do espaço escolhido.
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No caso de uma palestra, é essencial considerar os recursos necessários para proporcionar uma experiência enriquecedora aos participantes. Certifique-se de listar e verificar os equipamentos indispensáveis, como cadeiras confortáveis, telões de projeção de qualidade, sistema de som adequado, microfones e outros dispositivos eletrônicos relevantes para as apresentações.
Lembre-se de que a lista de verificação é uma ferramenta poderosa para auxiliá-lo durante o processo de organização do evento. Ela garantirá que todos os detalhes importantes sejam considerados e executados conforme o planejado, evitando contratempos e garantindo a excelência em cada aspecto do evento.
Ao seguir essas orientações e ter uma lista de check-up bem estruturada, você estará preparado para organizar um evento impecável, deixando os participantes encantados com a atenção aos detalhes e a qualidade da experiência proporcionada.
Escolhendo o local ideal para o seu evento
Ao avaliar se um local é realmente adequado para o seu evento, é essencial ter um planejamento completo. Neste tópico, iremos indicar quais são os pontos mais importantes que você deve informar ao solicitar orçamentos de espaços de eventos.
Lembra da sua lista de check-up geral? Um dos pontos mais importantes era a definição do número de convidados. A quantidade de convidados é o ponto de partida mais fundamental de todos, pois o local escolhido deve ter capacidade para acomodar todos os participantes, bem como a equipe necessária para o evento.
Além disso, é crucial informar a data e o horário em que você precisará alugar o espaço específico. Essas informações são essenciais para verificar a disponibilidade e garantir que o local esteja reservado para a ocasião desejada.
Outro aspecto relevante é descrever as características do seu evento. Comunique claramente se é um workshop, uma festa para crianças, uma conferência corporativa ou qualquer outro tipo de evento. Cada ocasião possui necessidades e exigências diferentes, desde a configuração do espaço até as comodidades oferecidas.
Ao fornecer todas essas informações, você estará garantindo que os locais possam oferecer opções adequadas e ajudá-lo a encontrar o local perfeito para o seu evento. Isso permitirá que você proporcione uma experiência memorável aos seus convidados, garantindo que cada aspecto do evento seja cuidadosamente adaptado às suas necessidades e objetivos específicos.
Quais serviços você irá precisar para o seu evento?
Além do aluguel do espaço, o Matiz Hotel Jaguariúna oferece serviços adicionais, como hospedagem, equipamentos de som e vídeo, mesas e cadeiras. Além disso, você talvez precise contratar serviços extras de buffet, de decoração, recepcionistas de evento e por aí vai. Antes de fechar negócio, é importante considerar os preços e as possibilidades desses serviços extras, pois podem agregar ainda mais valor ao seu evento.
É válido ressaltar que esses serviços adicionais geralmente estão disponíveis apenas para aqueles que fazem a reserva com antecedência, devido à necessidade de um planejamento adequado. Portanto, é crucial nunca esquecer de agendar o seu evento com o máximo de antecedência possível.
Ao reservar com antecedência, você garante a disponibilidade dos serviços desejados e permite que as equipes se preparem adequadamente para atender às suas necessidades. Além disso, agendar com antecedência também pode oferecer a oportunidade de aproveitar promoções e descontos especiais.
Lembre-se de que o sucesso de um evento vai além do local em si. Os serviços extras, como hospedagem para os convidados, um buffet de qualidade e uma decoração personalizada, podem fazer toda a diferença na experiência dos participantes. Portanto, ao considerar esses serviços e planejar com antecedência, você estará garantindo que o seu evento seja verdadeiramente memorável e atenda às expectativas de todos os envolvidos.
Lembre-se de informar bem os seus convidados
Além de considerar todos os detalhes do evento, é essencial pensar na comodidade dos convidados.
Por isso, é recomendado criar um mapa para garantir que ninguém se perca no caminho até o local do evento. Um mapa claro e detalhado proporciona orientações precisas e evita confusões, permitindo que os convidados cheguem ao destino sem dificuldades.
Além disso, é importante pensar em soluções de transporte ou assistência para auxiliar os convidados que não possuem veículos a irem até o local com facilidade. Isso pode incluir informações sobre transporte público próximo, taxis ou aplicativos de transporte, ou até mesmo um serviço de traslado organizado pelo próprio local.
Ao proporcionar essas comodidades, você demonstra preocupação com o conforto e a conveniência dos seus convidados. Isso contribui para uma experiência positiva desde o momento em que eles saem de casa até a chegada ao evento, criando uma atmosfera acolhedora e propícia para que desfrutem ao máximo de todas as atividades planejadas.
Portanto, não se esqueça de incluir o planejamento do mapa e verificar os serviços de transporte ou assistência para o deslocamento dos seus convidados. Ao facilitar a jornada dos convidados, você estará garantindo que todos tenham uma experiência agradável e memorável no seu evento.
Verifique suas autorizações
É bastante comum que algumas pessoas acabem alugando espaços inadequados para a realização de eventos, o que pode gerar incômodos para a vizinhança e, além disso, ser uma prática ilegal. Por esse motivo, é imprescindível que você verifique sempre as autorizações e certificações do local escolhido.
Antes de fechar o negócio, certifique-se de que o espaço possui todas as autorizações e licenças necessárias para sediar eventos. Isso inclui verificar se o local possui alvará de funcionamento, certificados de segurança contra incêndios e outras autorizações específicas exigidas pela legislação local.
Ao verificar essas informações, você garante que o espaço esteja em conformidade com as regulamentações e que seja adequado para a realização do seu evento. Além disso, ao alugar um local legalizado, você evita problemas legais e demonstra comprometimento com a segurança e o bem-estar de todos os envolvidos.
O Matiz Hotel Jaguariúna possui todos os alvarás e autorizações dos órgãos competentes para operar eventos em sua estrutura, então você não vai ter que se preocupar com isso. Essa garantia é fundamental para que tudo ocorra sem quaisquer interrupções ou problemas posteriores.
Portanto, não se esqueça de fazer uma pesquisa minuciosa ao escolher um espaço e verificar todas as autorizações e certificados necessários antes de fechar o contrato de aluguel. Essa é uma medida importante para garantir que o seu evento transcorra de maneira tranquila, respeitando a legalidade e proporcionando uma experiência positiva para todos.
Inspecione todos os equipamentos
Nos espaços de eventos do Matiz Hotel Jaguariúna, todos os equipamentos são revisados, atualizados e configurados especificamente para o seu evento. Essa garantia é importante para que o seu evento não tenha qualquer tipo de problema relacionado ao mau funcionamento de um equipamento eletrônico.
Mas ao procurar um outro espaço de eventos, tenha em mente: mesmo que você tenha contratado o serviço de equipamentos fornecido pelo local, é absolutamente essencial realizar um teste completo de funcionamento antes da festa ou evento. Realizar essa verificação antecipada é fundamental para evitar contratempos e garantir o pleno funcionamento de todos os equipamentos durante o evento.
Os erros e problemas técnicos podem ser facilmente evitados se forem identificados e corrigidos com antecedência. Portanto, reserve um tempo para testar minuciosamente cada equipamento que será utilizado, verificando se todos estão em perfeito estado de funcionamento. Isso inclui sistemas de som, iluminação, projeção audiovisual e qualquer outro equipamento relevante para o seu evento.
Além disso, não se limite apenas aos equipamentos. É importante inspecionar de perto toda a infraestrutura do local para evitar qualquer tipo de surpresa desagradável. Verifique se as instalações elétricas estão seguras, se há problemas de iluminação, vazamentos ou qualquer outra questão que possa comprometer o bom andamento do evento.
Para garantir ainda mais a sua tranquilidade, é altamente recomendado que uma pessoa de confiança visite pessoalmente o local antes de fechar o negócio. Essa visita permitirá uma avaliação direta da qualidade das instalações, dos equipamentos e da infraestrutura como um todo, evitando possíveis decepções e garantindo que suas expectativas sejam atendidas.
Ao realizar essas verificações prévias e testes completos, você estará se precavendo contra problemas futuros, garantindo um evento bem-sucedido e livre de imprevistos técnicos.
Verifique a qualidade dos serviços contratados
Ao contratar serviços extras de qualquer local, como buffet e decoração, é crucial lembrar-se de realizar uma inspeção minuciosa não apenas dos sites e redes sociais da empresa para verificar comentários e reclamações, mas também da segurança e higiene dos serviços prestados.
Antes de fechar negócio, reserve um tempo para pesquisar e explorar as informações disponíveis sobre a empresa fornecedora dos serviços extras. Analise as avaliações de clientes anteriores, verifique se há feedback positivo sobre a qualidade dos serviços oferecidos e certifique-se de que a empresa tem uma boa reputação no mercado.
Você pode acessar, por exemplo, sites de reviews e procurar se o local possui boas avaliações. Sites como Reclame Aqui, Trip Advisor, dentre outros, podem ser grandes aliados.
Além disso, é essencial avaliar as medidas de segurança e higiene adotadas pela empresa. Verifique se eles seguem rigorosamente os protocolos de saúde e segurança, especialmente em tempos de pandemia, para garantir a proteção de todos os participantes do evento.
Ao fazer essa inspeção cuidadosa, você assegura que os serviços extras contratados sejam confiáveis, de qualidade e estejam alinhados com os padrões de segurança e higiene necessários. Isso proporcionará tranquilidade e garantirá uma experiência positiva para você e seus convidados.
No Matiz Hotel Jaguariúna, compreendemos a importância desses aspectos e nos esforçamos para oferecer serviços que atendam aos mais altos padrões de qualidade, segurança e higiene. Ao escolher o nosso hotel como seu local de evento em Jaguariúna, você terá a certeza de contar com serviços confiáveis, cuidadosamente inspecionados e preparados para tornar o seu evento um verdadeiro sucesso.
Conheça um pouco as nossas salas de eventos
O Matiz Hotel Jaguariúna oferece três salas especialmente projetadas para a realização de palestras, confraternizações, treinamentos e diversos outros eventos. Nossas salas são equipadas com recursos modernos, garantindo que você tenha à disposição tudo o que precisa para um evento de sucesso.
Sala Madrid
A nossa maior sala, com um espaço amplo e aconchegante, é perfeita para realizar o seu evento. Seja uma convenção, palestra ou qualquer outro evento corporativo, ela oferece todas as características necessárias para garantir o sucesso do seu encontro.
Com uma área de 225 m², esta sala espaçosa é capaz de comportar até 250 pessoas confortavelmente. Você terá espaço suficiente para acomodar todos os participantes de forma adequada e garantir que todos desfrutem de uma experiência agradável.
Para o seu conforto e conveniência, a sala está equipada com ar-condicionado, proporcionando uma temperatura agradável em qualquer estação do ano. Além disso, frigobares estão disponíveis para manter as bebidas refrescantes ao longo do evento.
Para as apresentações e projeções, a sala conta com um sistema de som e de projeção de alta qualidade. Você poderá transmitir sua mensagem com clareza e impacto, garantindo que todos os participantes recebam as informações de forma adequada.
As mesas e cadeiras confortáveis são fundamentais para manter o bem-estar dos participantes durante todo o evento. Nossa sala está equipada com móveis de qualidade, oferecendo um ambiente propício para concentração e interação.
Salas Sevilha & Barcelona
Sevilha & Barcelona é uma opção perfeita para eventos que demandam flexibilidade. Essa sala ampla e bem equipada pode ser dividida ao meio, transformando-se em duas salas distintas, permitindo que você crie ambientes mais intimistas e adapte o espaço de acordo com as necessidades do seu evento.
Cada uma das salas tem uma área de 43 m², proporcionando um ambiente confortável e acolhedor. Elas são capazes de comportar até 90 pessoas quando unidas, garantindo que todos os participantes tenham um espaço adequado para desfrutar do evento.
O ar-condicionado está disponível em ambas as salas, oferecendo uma temperatura agradável para todos os presentes, independentemente da época do ano. Além disso, frigobares estão à disposição, permitindo que você mantenha as bebidas frescas durante todo o evento.
Para apresentações e projeções, as salas Sevilha & Barcelona estão equipadas com um sistema de som e de projeção de alta qualidade. Você poderá transmitir suas mensagens de forma clara e impactante, garantindo uma experiência audiovisual envolvente.
No Matiz Hotel Jaguariúna, nos preocupamos em oferecer espaços versáteis e bem equipados para eventos corporativos. A sala Sevilha & Barcelona é ideal para aqueles que desejam adaptar o ambiente de acordo com as necessidades específicas do evento, proporcionando flexibilidade e conforto aos participantes.
Foyer
Cada uma das salas do Matiz Hotel Jaguariúna possui um foyer anexo, proporcionando um espaço adicional e versátil para a realização de diversas atividades. O foyer é o local ideal para montagem de coffee break, exposição de produtos e outras atividades complementares ao seu evento.
Além disso, o foyer conta com uma cozinha de apoio, o que facilita a preparação e o serviço de alimentos e bebidas durante o seu evento. Você terá à disposição uma estrutura adequada para atender às necessidades gastronômicas dos seus convidados, tornando a experiência ainda mais completa e satisfatória.
Um aspecto importante é que o foyer possui acesso independente, proporcionando comodidade tanto para os participantes do evento quanto para os profissionais envolvidos na organização. Essa característica permite um fluxo dinâmico e fluído, garantindo que todas as atividades sejam realizadas de forma eficiente e sem interrupções.
Conheça nosso Deck
Para aqueles que desejam um ambiente descontraído e confortável, o Deck Gourmet do Matiz Hotel Jaguariúna é a escolha perfeita. Neste espaço agradável, você encontrará uma variedade de opções de cardápios temáticos, desde churrascos deliciosos até refeições mais requintadas, tudo preparado com cuidado e qualidade.
O Deck Gourmet é ideal para diversos tipos de eventos sociais, oferecendo um espaço amplo que pode acomodar até 100 pessoas sentadas. Seja para um coffee break animado, um happy hour descontraído ou qualquer outra celebração especial, este local é perfeito para garantir momentos agradáveis e memoráveis.
Além da gastronomia de alta qualidade, o ambiente do Deck Gourmet é cuidadosamente decorado, criando uma atmosfera convidativa e aconchegante. A equipe do Matiz Hotel Jaguariúna está pronta para atender todas as suas necessidades e garantir que seu evento seja um verdadeiro sucesso.
Desfrute de momentos especiais com seus convidados em um espaço que combina descontração, conforto e excelência gastronômica. O Deck Gourmet é o local perfeito para você realizar eventos sociais inesquecíveis no Matiz Hotel Jaguariúna. Venha nos visitar e descubra o que podemos oferecer para tornar seu evento verdadeiramente memorável.
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Excelente opção de hotel familiar em Jaguariúna e próximo de Holambra
Se você planeja fazer o seu evento aqui em nossos espaços, o Matiz Hotel Jaguariúna é a escolha perfeita. Com acomodações bem equipadas e uma variedade de comodidades, este hotel é ideal para viajantes que desejam desfrutar de uma estadia tranquila e agradável.
O hotel oferece uma piscina convidativa, perfeita para relaxar e se refrescar nos dias quentes. Além disso, todas as manhãs é servido um delicioso café da manhã no local, com uma ampla variedade de opções para começar o dia com energia.
Para aqueles que gostam de se exercitar mesmo durante a viagem, o hotel dispõe de uma academia bem equipada. E para as refeições, você pode desfrutar do restaurante do hotel, que conta com um buffet incrível e diversificado, assinado por um renomado chef da região.
O Matiz Hotel Jaguariúna é uma excelente opção para famílias, oferecendo um ambiente acolhedor e familiar. A equipe do hotel está sempre pronta para proporcionar um atendimento de qualidade e garantir que sua estadia seja memorável.
Com sua localização conveniente e suas comodidades modernas, o Matiz Hotel Jaguariúna é a escolha certa para quem busca uma hospedagem confortável e relaxante na encantadora cidade de Jaguariúna.
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